Gestion de crise de covid-19 – nos meilleurs conseils aux employeurs.
Alors que la crise de coronavirus se déroule à l’échelle mondiale, les organisations du monde entier activent leur plan de gestion de crise. Puisque le coronavirus affecte les lieux et l’organisation du travail dans le monde, les employeurs doivent s’adapter à cette nouvelle situation et développer une stratégie pour limiter les dommages qu’il entraîne. Lorsque nous parlons de dommages, nous entendons à la fois la sécurité et la productivité de l’ensemble de votre main-d’œuvre. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises que pour les plus petites. Dans cet article, nous passerons en revue l’importance de la communication de crise sur le lieu de travail dont les objectifs sont de garder les employés en sécurité, informés et productifs pendant la crise COVID-19. L’importance de la gestion de crise pendant COVID-19 La gestion de crise est le processus par lequel une organisation fait face à un événement perturbateur et inattendu qui menace ou qui nuit à l’organisation ou à ses parties prenantes. Le fait de ne pas gérer correctement la crise peut entraîner de graves préjudices pour les parties prenantes, des pertes pour l’entreprise ou même créer une faillite totale. Qu’est-ce qu’une crise? Une crise est définie comme une menace importante pour les opérations qui peut avoir des conséquences négatives si elle n’est pas gérée correctement. Dans la plupart des cas, les crises peuvent créer trois menaces liées: La sécurité publique La perte financière La perte de réputation Le coronavirus crée très probablement ces trois menaces auxquelles une entreprise peut être confrontée. Si la gestion des crises n’est pas gérée correctement ou en temps opportun, vous pouvez mettre la santé de vos employés en danger, ce qui aura automatiquement une influence négative sur la réputation de votre entreprise en tant qu’employeur et fournisseur de services ou de produits. Par conséquent, il sera inévitable de subir des pertes financières. De plus, le coronavirus est arrivé si rapidement que la plupart des organisations n’avaient pas ou très peu de temps pour définir une stratégie sur la façon de le gérer. Par conséquent, l’objectif principal de tous les professionnels de la gestion de crise et de la communication interne est de veiller à ce que tous les employés soient informés de la situation réelle de COVID-19 et qu’ils ne manquent pas d’informations importantes. Ils doivent également s’assurer que les employés prennent leurs responsabilités en suivant les conseils des professionnels de la santé et de leur employeur et que l’entreprise continue de fonctionner aussi bien que possible. N’oubliez pas que garantir la continuité des activités en mode de gestion de crise nécessite un mélange judicieux de technologie, de stratégie et d’agilité. Gérer la crise en milieu de travail pendant le coronavirus Gérer une crise telle que la pandémie de coronavirus n’est pas chose facile. Pour vous aider, nous avons élaboré un guide en 16 étapes pour faire face à la crise des coronavirus. Créer un plan de gestion de la crise de covid-19 Afin de gérer correctement cette crise, les employeurs doivent avoir un plan et une stratégie clairs à ce sujet. Voici quelques conseils pour développer un plan efficace. Assurez-vous que le plan est flexible. Impliquez vos employés dans l’élaboration, la gestion et la révision de votre plan. Évaluez fréquemment votre plan pour savoir à l’avance si le plan présente des lacunes ou des points à corriger. Partager le plan avec l’ensemble du personnel tout en leur expliquant en il affecte les processus RH (flexibilité du temps de travail, gestion des congés, salaires et avantages sociaux). Partager c’est aimer! Partagez les meilleures pratiques avec d’autres entreprises pour améliorer les efforts de réponse. Constituer une équipe de gestion de crise Il est très important de nommer les bonnes personnes qui seront responsables de la gestion de la situation sur le lieu de travail pendant le coronavirus. Ces personnes, avant toute chose, doivent comprendre la gravité de la situation et doivent être de bons communicateurs afin de maintenir l’alignement et la sécurité du lieu de travail. Tenez les employés informés (avec des informations précises et mises à jour) Oui, le coronavirus nous a tous choqués. C’est effrayant, mais le rôle des équipes de gestion de crise ainsi que des communicateurs internes est de garder les employés calmes et d’essayer de maintenir le niveau de stress au minimum. C’est pourquoi vous devez communiquer ouvertement et fréquemment avec vos employés. Donnez-leur régulièrement des mises à jour, des conseils et des astuces pour rester en sécurité. Voici par exemple un bref aperçu COVID-19 de l’Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail. Vous pouvez importer des contenus actualisés à partir des sources telles que l’OMS et les autorités sanitaires sur la progression du virus afin de vous assurer que vos employés restent au courant des nouvelles informations pendant toute la durée de la pandémie. Donnez des conseils utiles aux employés et restez connectés Même si la plupart d’entre vous ont déjà partagé certains des conseils COVID-19 les plus importants avec vos employés, cela ne fait pas de mal de répéter la leçon. Lors du partage de ces informations, il est très important de les adapter et de les rendre pertinentes en fonction des postes des employés, de la nature du travail et même de la localisation géographique du poste. Des applications permettent aujourd’hui aux employeurs de segmenter leurs employés en fonction de nombreux critères différents, ce qui aide à personnaliser les messages et à les rendre plus pertinents pour les publics cibles. Expérimenter le travail à distance (si vous ne l’avez pas déjà fait) Une autre évidence. Afin d’empêcher le virus de se propager, les gens devraient être moins mobiles qu’ils ne le sont habituellement et ils devraient certainement éviter les contacts avec trop de gens. Heureusement, le travail à distance est une alternative et il est même devenu une option que de nombreuses entreprises proposent. Si vos employés peuvent faire leur travail à domicile, laissez-les le faire. De cette façon, vous réduisez considérablement les chances d’apparition et de propagation du virus à l’intérieur et à
10 meilleures pratiques pour communiquer des conseils de sécurité à vos employés pendant le covid-19.
Alors que la pandémie de COVID-19 continue de se propager à un rythme vertigineux, les employeurs sont invités à trouver des moyens de communiquer efficacement des conseils de sécurité à leurs employés. Si quelqu’un nous avait dit il y a un mois que les conseils de sécurité COVID-19 seraient l’un des sujets les plus populaires parmi les employeurs en ce moment, aucun de nous ne l’aurait cru. Cependant, le coronavirus est là et nous sommes tous obligés de nous adapter à la situation actuelle. Nous pouvons voir qu’il y a encore des gens qui négligent les consignes d’hygiène et de sécurité proposées par les autoritaires sanitaires locales et l’Organisation Mondiale de la Santé. Par conséquent, les employeurs ont la grande responsabilité et le pouvoir d’empêcher véritablement la propagation de ce virus chez leurs employés. Cela n’est possible qu’avec la bonne gestion de crise et un plan de communication approprié envers les employés. Pour vous aider votre entreprise à mettre en place une communication efficace pendant cette épidémie, nous avons décidé de partager avec vous certains des conseils de sécurité les plus importants et des meilleures pratiques à suivre pour assurer la sécurité et la santé de vos employés. Comment communiquer efficacement des conseils et des consignes de sécurité à vos employés pendant la pandémie ? L’une des choses les plus importantes que les employeurs doivent faire pendant cette pandémie est de partager régulièrement des conseils de sécurité avec leurs employés afin qu’ils restent en bonne santé et empêchent le virus de se propager encore plus sur le lieu de travail et dans leur domicile. Dans ce contexte de surcharge d’informations et où la plupart des employés travaillent à domicile, les employeurs n’ont d’autre choix que de penser à d’autres moyens plus créatifs de fournir les bonnes informations et au bon moment à leurs collaborateurs. Voici quelques meilleures pratiques pour communiquer efficacement des conseils de sécurité à vos employés pendant l’épidémie de coronavirus. Choisissez les bons formats de contenu Lors de la création de vos contenus pour sensibiliser vos collaborateurs, les personnes chargées de la communication doivent être créatives si elles veulent que les employés lisent et comprennent le contenu partagé avec eux. Au lieu de simplement partager des liens ou d’écrire de simples e-mails en rapport avec les conseils de sécurité, essayez de créer du contenu sous la forme d’une vidéo intéressante ou informative. Les contenu vidéo avèrent être le type de contenu le plus consommable parmi les employés. Si vous voulez aller plus loin, faites appel à un professionnel de la santé car les gens ont parfois tendance à accorder plus d’attention aux professionnels indépendants. Rassemblez toutes les mises à jour COVID-19 en un seul endroit La plupart des entreprises utilisent plusieurs canaux pour communiquer avec leurs employés – des e-mails aux intranets et aux newsletters de l’entreprise – ce qui peut paraitre difficile pour eux de suivre tous les messages partagés. Pour permettre à vos employés d’obtenir facilement les dernières mises à jour sur le COVID-19 et les conseils de sécurité que vous partagez avec eux, assurez-vous de rassembler toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit.Si vous ne le faites pas, les chances pour les employés de manquer les informations importantes seront très élevées. De plus, le fait d’avoir toutes les mises à jour et les conseils de sécurité sur le COVID-19 au même endroit permet à vos employés de discuter facilement du sujet et de poser toutes leurs questions. Activer la communication bidirectionnelle La plupart des employeurs envoient maintenant des bulletins d’information avec des consignes de sécurité et d’autres informations sur le COVID-19 à leurs employés. Le fait est que ces informations risquent de se perdre. De plus, ce type de communication empêche également les employés de communiquer avec vous. Au lieu de cela, vous devez soutenir la communication bidirectionnelle car c’est la meilleure façon, en particulier pour les gestionnaires et les chefs d’équipe, de montrer à leurs employés qu’ils sont accessibles et ouverts à entendre leurs employés sur leurs préoccupations, leurs craintes et leurs questions. Surveillez les dernières mises à jour sur le COVID-19 provenant de sources fiables et partagez-les avec vos employés en temps opportun Il y a beaucoup d’informations sur le COVID-19 qui sont partagées sur les réseaux sociaux, et une bonne partie des contenus partagés ne sont pas exacte. Par exemple, il y a eu beaucoup de contenu sur la façon dont certaines boissons et aliments peuvent tuer complètement le virus, et beaucoup de ces informations ne sont pas du tout prouvées par les professionnels de la santé. Les employeurs jouent un rôle essentiel en aidant les employés à trouver les bonnes informations sur la pandémie. Vous devez garder un œil sur les dernières mises à jour et informations provenant du gouvernement et des sources fiables telles que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) et d’autres autorités locales et les communiquer à vos employés en temps opportun. Personnalisez vos messages en fonction des fonctions et des emplacements de vos employés Bien qu’il soit très nécessaire pour tout le monde de suivre les consignes de sécurité similaires, les employés de différents services peuvent avoir besoin d’informations sur le COVID-19 différentes en fonction de leurs postes de travail et de leur emplacement. Par exemple, si certains de vos employés travaillent en magasin et reçoivent du public, ils peuvent avoir besoin de plus d’attention et de types d’informations complètement différents de ceux de vos employés qui travaillent à domicile. De plus, les employés évoluant dans les entreprise ordinaires doivent suivre des instructions différentes de celles des employés travaillant dans le domaine de la santé par exemple. Assurer les communications avec les employés avant tout mobiles Pendant ces périodes, les employés passent plus de temps sur leur téléphone portable que d’habitude. Par conséquent, vous devriez réfléchir à la manière de passer aux communications mobiles d’abord pour vous adapter à cette nouvelle situation et assurer la livraison instantanée des messages à vos employés, en particulier ceux qui ne sont pas connectés. Étant donné que
CORONAVIRUS – pourquoi votre communication interne est plus importante que jamais
Le coronavirus se propage dans le monde à un rythme vertigineux. Selon les dernières estimations de l’Université Johns-Hopkins, plus de 1 218 000 cas d’infections sont confirmées dans le monde et les professionnels de la santé continuent chaque jour de faire face à de nouveaux cas de contamination. La désorganisation du travail, le stress et l’inquiétude que vivent les employés peuvent les amener à être exposés ou à être à l’origine d’une multitude d’informations parfois inexactes. Ainsi la profusion d’information entourant l’épidémie de coronavirus peut naturellement produire des rumeurs sur le lieu de travail, ce qui pourrait accentuer une peur et un stress plus forts chez vos employés. C’est ainsi que vous finissez par gérer la désinformation et une crise sur le lieu de travail avant de le savoir. Mais gardez à l’esprit que les employés peuvent diffuser des rumeurs et de fausses informations à l’extérieur de l’organisation également à travers leurs publications sur les réseaux sociaux et les discussions qu’ils ont avec leurs pairs. Pour éviter une telle situation, il est important de repenser votre stratégie de communication interne dans de pareille circonstance. Coronavirus et communication interne: comment communiquer efficacement avec vos employés pendant la crise? Votre communication interne est le ciment qui unit votre entreprise. et elle joue un rôle encore plus critique en temps de crise, y compris les crises pandémiques telles que le coronavirus. Alors, quelles sont les meilleures façons de communiquer avec vos employés pendant la crise des coronavirus? Nous partageons ci-dessous 5 de nos meilleures pratiques de communication interne que vous pouvez déjà mettre en œuvre pour informer et dialoguer efficacement avec vos employés pendant l’épidémie de coronavirus: Informez vos employés à temps Comme mentionné précédemment, ne pas répondre aux questions de vos employés immédiatement peut accélérer la propagation de la peur et des rumeurs dans votre entreprise. Avec le coronavirus auquel nous sommes confrontés actuellement, vous ne pouvez pas vous permettre de dire “je ne sais pas” ou “je vous répondrai à ce sujet lorsque j’aurai plus d’informations” à vos employés. L’astuce consiste à transformer votre stratégie de communication interne actuelle afin qu’elle soit plus réactive. Mais vous ne pouvez pas le faire en accrochant des affiches dans votre bureau ou en partageant des brochures (rappelez-vous, une partie de votre personnel peut travailler à distance) et l’envoi de newsletters ou le partage de mises à jour via votre Intranet peut ne pas fonctionner non plus! En période de crise telle que l’éclosion de coronavirus, vous devez informer instantanément vos employés de tout changement que vous lancez et de toute nouvelle commerciale liée à la pandémie. Vos employés n’ont pas le luxe d’attendre les informations essentielles dont ils ont besoin pour faire leur travail. C’est pourquoi vous devez faire en sorte que ceux-ci obtiennent aussi facilement (et rapidement) que possible les informations dont ils ont besoin. Vos employés ne doivent pas attendre longtemps pour obtenir les informations dont ils ont besoin pendant cette période de crise de Covid-19. Assurez-vous donc que votre plate-forme de communication avec les employés vous permet d’avertir instantanément vos employés de tout changement ou perturbation, par exemple sur leurs téléphones mobiles. De plus, vous devez vous assurer que vos employés peuvent trouver immédiatement les informations dont ils ont besoin. Et pour ce faire, vous pouvez utiliser votre plate-forme de communication avec les employés comme un agrégateur où vos employés trouveront toutes les informations partagées via les différents canaux de communication que vous utilisez sur votre lieu de travail. Partagez les mises à jour avec les employés Segmentez le contenu que vous partagez en interne, personnalisez les messages que vous communiquez avec vos employés? Essentiellement, la segmentation du contenu est la clé lorsqu’il s’agit de construire une communication interne efficace. Vous devez tenir compte des langues parlées par vos employés, de leur localisation et de leur rôle au sein de l’organisation afin de pouvoir partager du contenu qui correspond à leurs besoins. La segmentation de votre contenu est encore plus critique en temps de crise comme la crise comme celle de COVID-19.C’est le seul moyen d’empêcher les rumeurs et la désinformation de se propager dans l’organisation. Imaginez qu’un cas de coronavirus a été détecté dans l’une de vos usines ou agence. Vous ne voulez sûrement pas que la panique dans cette usine se propage aux autres usines que vous avez dans le pays. Pour éviter que cette panique, vous devez vous assurer de partager avec vos employés les informations dont ils ont besoin. Et pour ce faire, vous pouvez utiliser votre plate-forme de communication avec les employés pour segmenter votre contenu en fonction des localisations, des équipes et des unités commerciales afin que vos employés ne reçoivent que les informations dont ils ont besoin, rien d’autre. Vous pouvez bien sûr partager des informations à l’échelle de l’entreprise avec l’ensemble de votre personnel, mais assurez-vous également de disposer d’un contenu contextuel que vous partagez avec les bonnes personnes. Utilisez les formats de contenu que vos employés aiment Que vos employés lisent votre contenu et s’y engagent est essentiel au succès de votre entreprise, surtout en temps de crise. Certaines études ont montré que 2 employés sur 3 ignorent les courriels de leurs employeurs. L’une des principales raisons pour lesquelles les employés ignorent les messages de leurs employeurs est qu’ils ne sont pas suffisamment engageants ou pertinents pour attirer l’attention des employés. En ce qui concerne la crise des coronavirus, vous avez besoin que vos employés lisent attentivement vos consignes de sécurité et toutes les mises à jour liées à leur travail quotidien. Assurez-vous donc d’utiliser les formats de contenu préférés de vos employés lorsque vous communiquez avec eux, qu’il s’agisse de courtes vidéos, d’infographies ou de messages courts, et assurez-vous de communiquer avec vos employés via leurs canaux de communication préférés, qu’il s’agisse d’applications mobiles, ordinateur de bureau, e-mails ou flux intranet. En effet, votre lieu de travail est probablement multi-générationnel et vous devez prendre en compte les préférences de vos employés en matière de communication interne. Certains de vos employés peuvent préférer être informés
Comment aider vos équipes à rester productives tout en télé-travaillant pendant la pandémie de COVID-19
Avec la propagation rapide de la pandémie COVID-19, des millions d’employés dans le monde sont contraint de travailler à domicile pour se protéger de la pandémie. D’ailleurs, dans plusieurs pays, le travail à domicile n’est plus inhabituel. Il s’impose depuis plusieurs années comme une nouvelle forme de travail. Par exemple, aux Etats unis environ 50% de la population travaillait à distance de façon régulière ou occasionnelle avant l’épidémie de COVID-19. Ce nombre a considérablement augmenté juste après que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) ait annoncé que le coronavirus a atteint le statut de “pandémie”. LES IMPACTS DE L’ÉPIDÉMIE DE CORONAVIRUS SUR LE TRAVAIL A DISTANCE Alors que les start-up constituaient la majorité des entreprises proposant des contrats de travail à distance, des milliers d’entreprises optent pour le travail à distance afin de protéger leurs employés contre la pandémie mondiale de coronavirus. Certaines des plus grandes entreprises – dont Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Chevron, Ford, – ont même déjà déployé des politiques de travail à domicile obligatoires pour réduire l’impact du virus sur leur business. Comment l’épidémie de COVID-19 a conduit à une expérience mondiale du télétravail ? Alors que la crise sanitaire que nous traversons actuellement se déroule à l’échelle mondiale, les entreprises n’ont d’autre choix que d’ajuster leurs conditions de travail en intégrant le télétravail comme une alternative. Le fait est que, bien que certaines entreprises soient habituées au travail à distance, il peut s’agir d’une façon complètement nouvelle de travailler pour une grande majorité de PME en Afrique en général et au Cameroun en particulier. S’accommoder rapidement à cette nouvelle forme de travail peut s’avérer difficile pour ces entreprises. C’est la raison pour laquelle les experts et les analystes accordent une grande attention à la façon dont les entreprises et des start-up aux ajustent leurs processus internes et leurs stratégies de communication avec les employés. En effet, de plus en plus d’experts voient le Covid-19 comme la plus grande expérience de télétravail au monde. Il perturbe l’économie mondiale et c’est l’occasion pour les entreprises d’expérimenter, de repenser et de d’adapter leurs modes d’organisation et de fonctionnement. Il est trop tôt pour dire dans quelle mesure l’épidémie de coronavirus va changer le paysage des communications internes. Mais ce qui est sûr, c’est que les entreprises prennent leurs stratégies de communication internes à un niveau complètement nouveau, en particulier en raison du besoin urgent de travail à distance. Le coronavirus pourrait être le catalyseur qui amène les entreprises à adopter des politiques de télétravail en bien plus grand nombre que ce que nous voyons actuellement, même après la fin de la pandémie. C’est l’occasion de restructurer essentiellement les organisations“, note Prithwirag Choudhury, Professeur à Harvard Business School. Votre communication interne est la clé pour garder vos équipes productives pendant la crise du COVID-19 Votre communication interne est le ciment qui unit votre entreprise en jouant un rôle important lors de l’épidémie de coronavirus. Le fait qu’un nombre important de vos collaborateurs travaillent maintenant à domicile vous oblige à mettre en œuvre une toute nouvelle façon de communiquer avec eux. Le télétravail nécessite un état d’esprit complètement différent de celui un bureau et certains employés peuvent avoir une mauvaise expérience de ce changement. Le fait est que, alors que les travailleurs ont pour la plupart toujours travaillaient dans les locaux de leur entreprise, ils doivent désormais travailler à domicile tous les jours pendant des semaines. Cela signifie qu’il faut repenser complètement la façon de communiquer et d’interagir avec eux. C’est là que votre communication interne se met en place. Pensez-y: lorsque vos employés sont au bureau, ils s’engagent au quotidien et se sentent vraiment connectés. Cela pourrait prendre la forme d’une conversation dans l’ascenseur, dans la salle de réunion, autour d’un déjeuner avec un collègue. Étant donné que l’épidémie de COVID-19 impose le travail à distance, ces types de rapports de proximité ne sont plus possibles et, par conséquent, les télétravailleurs à distance peuvent souvent se sentir déconnectés. De plus, ces employés peuvent se sentir inquiets et un peu perdus car ils changent radicalement leurs façons de travailler. Comment communiquer efficacement avec vos employés pendant l’éclosion de coronavirus ? Vos employés ont besoin de votre aide En raison de l’épidémie de coronavirus, vos employés ont naturellement beaucoup de questions. “Comment tous les changements dus à l’épidémie de coronavirus vont-ils avoir un impact sur mon travail?”. “Où puis-je trouver les dernières nouvelles et mises à jour de la société concernant la pandémie de COVID-19?”. “Si l’activité de l’entreprise baisse et que nous fermons temporairement nos magasins et certaines de notre entreprise, cela signifie-t-il que je pourrais perdre mon emploi?” Votre communication interne joue un rôle essentiel dans ce genre de situation. Vous devez informer vos employés et répondre immédiatement à leurs questions. Vous ne pouvez pas vous permettre de laisser leurs questions sans réponse. Vous devez partager régulièrement avec eux des informations critiques et opportunes. Nous savons que le passage au télétravail est un grand pas, en particulier pendant la crise de santé publique à laquelle nous sommes confrontés en ce moment. Mais le fait est que vous n’avez pas le temps de repenser votre stratégie de communication interne et la façon dont vous allez soutenir la collaboration d’équipe au cours des prochaines semaines, car la pandémie se propage à un rythme rapide. Pour vous aider à mieux communiquer avec vos télétravailleurs dans ce contexte de pandémie, nous avons rassemblé 10 conseils de travail à distance qui, nous l’espérons, vous aideront à soutenir vos employés pendant la crise COVID-19. Meilleures pratiques pour garder vos équipes productives tout en travaillant à domicile pendant la crise des coronavirus Passons en revue ces conseils plus en détail: Partagez les politiques et procédures de l’entreprise avec vos équipes Assurez-vous de partager les politiques et procédures de l’entreprise relatives à l’épidémie de coronavirus avec l’ensemble de votre personnel afin que tout le monde puisse suivre les décisions prises par la haute direction. En effet, le fait d’informer tout le monde des décisions liées à la crise
