CORONAVIRUS – pourquoi votre communication interne est plus importante que jamais

Le coronavirus se propage dans le monde à un rythme vertigineux. Selon les dernières estimations de l’Université Johns-Hopkins, plus de 1 218 000 cas d’infections sont confirmées dans le monde et les professionnels de la santé continuent chaque jour de faire face à de nouveaux cas de contamination.

La désorganisation du travail, le stress et l’inquiétude que vivent les employés peuvent les amener à être exposés ou à être à l’origine d’une multitude d’informations parfois inexactes. Ainsi la profusion d’information entourant l’épidémie de coronavirus peut naturellement produire des rumeurs sur le lieu de travail, ce qui pourrait accentuer une peur et un stress plus forts chez vos employés.

C’est ainsi que vous finissez par gérer la désinformation et une crise sur le lieu de travail avant de le savoir.

Mais gardez à l’esprit que les employés peuvent diffuser des rumeurs et de fausses informations à l’extérieur de l’organisation également à travers leurs publications sur les réseaux sociaux et les discussions qu’ils ont avec leurs pairs.

Pour éviter une telle situation, il est important de repenser votre stratégie de communication interne dans de pareille circonstance.

Coronavirus et communication interne: comment communiquer efficacement avec vos employés pendant la crise?

Votre communication interne est le ciment qui unit votre entreprise. et elle joue un rôle encore plus critique en temps de crise, y compris les crises pandémiques telles que le coronavirus.

 Alors, quelles sont les meilleures façons de communiquer avec vos employés pendant la crise des coronavirus?

Nous partageons ci-dessous 5 de nos meilleures pratiques de communication interne que vous pouvez déjà mettre en œuvre pour informer et dialoguer efficacement avec vos employés pendant l’épidémie de coronavirus:

  1. Informez vos employés à temps

Comme mentionné précédemment, ne pas répondre aux questions de vos employés immédiatement peut accélérer la propagation de la peur et des rumeurs dans votre entreprise.

Avec le coronavirus auquel nous sommes confrontés actuellement, vous ne pouvez pas vous permettre de dire « je ne sais pas » ou « je vous répondrai à ce sujet lorsque j’aurai plus d’informations » à vos employés.

L’astuce consiste à transformer votre stratégie de communication interne actuelle afin qu’elle soit plus réactive. Mais vous ne pouvez pas le faire en accrochant des affiches dans votre bureau ou en partageant des brochures (rappelez-vous, une partie de votre personnel peut travailler à distance) et l’envoi de newsletters ou le partage de mises à jour via votre Intranet peut ne pas fonctionner non plus!

En période de crise telle que l’éclosion de coronavirus, vous devez informer instantanément vos employés de tout changement que vous lancez et de toute nouvelle commerciale liée à la pandémie. Vos employés n’ont pas le luxe d’attendre les informations essentielles dont ils ont besoin pour faire leur travail. C’est pourquoi vous devez faire en sorte que ceux-ci obtiennent aussi facilement (et rapidement) que possible les informations dont ils ont besoin. Vos employés ne doivent pas attendre longtemps pour obtenir les informations dont ils ont besoin pendant cette période de crise de Covid-19.

Assurez-vous donc que votre plate-forme de communication avec les employés vous permet d’avertir instantanément vos employés de tout changement ou perturbation, par exemple sur leurs téléphones mobiles.

De plus, vous devez vous assurer que vos employés peuvent trouver immédiatement les informations dont ils ont besoin. Et pour ce faire, vous pouvez utiliser votre plate-forme de communication avec les employés comme un agrégateur où vos employés trouveront toutes les informations partagées via les différents canaux de communication que vous utilisez sur votre lieu de travail.

  1. Partagez les mises à jour avec les employés

Segmentez le contenu que vous partagez en interne, personnalisez les messages que vous communiquez avec vos employés? Essentiellement, la segmentation du contenu est la clé lorsqu’il s’agit de construire une communication interne efficace.

Vous devez tenir compte des langues parlées par vos employés, de leur localisation et de leur rôle au sein de l’organisation afin de pouvoir partager du contenu qui correspond à leurs besoins.

La segmentation de votre contenu est encore plus critique en temps de crise comme la crise comme celle de COVID-19.C’est le seul moyen d’empêcher les rumeurs et la désinformation de se propager dans l’organisation. Imaginez qu’un cas de coronavirus a été détecté dans l’une de vos usines ou agence. Vous ne voulez sûrement pas que la panique dans cette usine se propage aux autres usines que vous avez dans le pays. Pour éviter que cette panique, vous devez vous assurer de partager avec vos employés les informations dont ils ont besoin.

Et pour ce faire, vous pouvez utiliser votre plate-forme de communication avec les employés pour segmenter votre contenu en fonction des localisations, des équipes et des unités commerciales afin que vos employés ne reçoivent que les informations dont ils ont besoin, rien d’autre.

Vous pouvez bien sûr partager des informations à l’échelle de l’entreprise avec l’ensemble de votre personnel, mais assurez-vous également de disposer d’un contenu contextuel que vous partagez avec les bonnes personnes.

  1. Utilisez les formats de contenu que vos employés aiment

Que vos employés lisent votre contenu et s’y engagent est essentiel au succès de votre entreprise, surtout en temps de crise. Certaines études ont montré que 2 employés sur 3 ignorent les courriels de leurs employeurs. L’une des principales raisons pour lesquelles les employés ignorent les messages de leurs employeurs est qu’ils ne sont pas suffisamment engageants ou pertinents pour attirer l’attention des employés.

En ce qui concerne la crise des coronavirus, vous avez besoin que vos employés lisent attentivement vos consignes de sécurité et toutes les mises à jour liées à leur travail quotidien.

Assurez-vous donc d’utiliser les formats de contenu préférés de vos employés lorsque vous communiquez avec eux, qu’il s’agisse de courtes vidéos, d’infographies ou de messages courts, et assurez-vous de communiquer avec vos employés via leurs canaux de communication préférés, qu’il s’agisse d’applications mobiles, ordinateur de bureau, e-mails ou flux intranet.

En effet, votre lieu de travail est probablement multi-générationnel et vous devez prendre en compte les préférences de vos employés en matière de communication interne.

Certains de vos employés peuvent préférer être informés via l’intranet de l’entreprise car ils y sont habitués, tandis que d’autres en particulier la génération Y peuvent préférer recevoir des notifications sur leurs téléphones mobiles. Laissez vos employés décider des canaux de communication avec lesquels ils se sentent le plus à l’aise afin que vous puissiez les atteindre et les impliquer avec succès!

  1. Aidez vos employés à poser des questions facilement

Comme mentionné précédemment, vos employés ont beaucoup de questions sur les impacts de l’épidémie de coronavirus sur leur travail, sur la nouvelle organisation interne de l’entreprise et même sur  le chiffre d’affaire. Vous ne pouvez pas laisser vos employés sans répondre à leurs questions. Si vous le faites, vous les laissez répandre la peur et la panique dans l’organisation dans l’entreprise.

Vous devez trouver un moyen simple de collecter et de traiter les questions que vos employés peuvent se poser.

L’une des meilleures façons de le faire est d’utiliser vos outils de communication avec les employés comme une plate-forme où vos employés peuvent réagir aux mises à jour que vous partagez en interne en posant des questions et en partageant leurs préoccupations.

Par exemple, vous pouvez créer des canaux exclusivement dédiés à des sujets liés à l’épidémie de coronavirus, par exemple «Coronavirus – Dernières nouvelles», «Coronavirus et procédures de sécurité», «Coronavirus et organisation interne» … Créer en autant de canaux que vous le jugez nécessaire pour informer efficacement vos employés et les laisser poser leurs questions.

La façon dont vous allez utiliser votre plate-forme de communication avec les employés pour collecter et répondre aux questions de vos employés dépendra également de la structure interne de votre organisation.

  1. Réfléchissez à ce que vous avez appris de votre plan de communication interne

Evaluer la communication interne a toujours été essentiel pour bâtir une entreprise prospère, mais c’est encore plus important aujourd’hui avec la crise COVID-19. Vous devez être en mesure de savoir si vos employés lisent votre contenu et vos mises à jour, et quel contenu génère le plus de lectures et de questions. C’est la seule façon de vous assurer que vos employés connaissent les procédures de sécurité que vous avez partagées avec eux et comment les stratégies mises en œuvre pour lutter contre le coronavirus sont mises à jour en temps réel.

Une communication transparente et en temps réel est la clé en période de crise. C’est ainsi que vous pouvez maintenir la confiance et l’engagement de vos employés. Si vos employés ont le sentiment d’avoir été abandonnés pendant la crise, leur motivation peut baisser rapidement. Ils peuvent commencer à se sentir désengagés et ils peuvent même envisager de rejoindre une autre entreprise où ils peuvent se sentir beaucoup plus inclus dans la stratégie de riposte globale.

Mais comment pouvez-vous vous assurer que votre communication interne est efficace si vous ne la suivez pas? Comment savez-vous quels changements vous devez mettre en œuvre, que ce soit en termes de types de contenu ou de messages, si vous n’avez aucun moyen de comparer les performances du contenu que vous partagez en interne? C’est comme chercher une aiguille dans une botte de foin, non?

De plus, mesurer et analyser les performances de votre communication interne pendant l’épidémie de coronavirus est un excellent moyen de trouver les changements que vous devez apporter pour définir votre stratégie de communication interne la prochaine fois que l’entreprise sera confrontée à une crise, qu’elle soit technologique, financière, naturelle ou une crise de réputation.

En matière de gestion de crise, il faut espérer le meilleur mais se préparer au pire. Même si vos équipes travaillent dur pour éviter toute situation critique, certaines crises sont hors de contrôle et vous devez vous y préparer.

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