Alors que la crise de coronavirus se déroule à l’échelle mondiale, les organisations du monde entier activent leur plan de gestion de crise. Puisque le coronavirus affecte les lieux et l’organisation du travail dans le monde, les employeurs doivent s’adapter à cette nouvelle situation et développer une stratégie pour limiter les dommages qu’il entraîne. Lorsque nous parlons de dommages, nous entendons à la fois la sécurité et la productivité de l’ensemble de votre main-d’œuvre. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises que pour les plus petites.
Dans cet article, nous passerons en revue l’importance de la communication de crise sur le lieu de travail dont les objectifs sont de garder les employés en sécurité, informés et productifs pendant la crise COVID-19.
L’importance de la gestion de crise pendant COVID-19
La gestion de crise est le processus par lequel une organisation fait face à un événement perturbateur et inattendu qui menace ou qui nuit à l’organisation ou à ses parties prenantes. Le fait de ne pas gérer correctement la crise peut entraîner de graves préjudices pour les parties prenantes, des pertes pour l’entreprise ou même créer une faillite totale.
Qu’est-ce qu’une crise?
Une crise est définie comme une menace importante pour les opérations qui peut avoir des conséquences négatives si elle n’est pas gérée correctement. Dans la plupart des cas, les crises peuvent créer trois menaces liées:
- La sécurité publique
- La perte financière
- La perte de réputation
Le coronavirus crée très probablement ces trois menaces auxquelles une entreprise peut être confrontée. Si la gestion des crises n’est pas gérée correctement ou en temps opportun, vous pouvez mettre la santé de vos employés en danger, ce qui aura automatiquement une influence négative sur la réputation de votre entreprise en tant qu’employeur et fournisseur de services ou de produits. Par conséquent, il sera inévitable de subir des pertes financières. De plus, le coronavirus est arrivé si rapidement que la plupart des organisations n’avaient pas ou très peu de temps pour définir une stratégie sur la façon de le gérer. Par conséquent, l’objectif principal de tous les professionnels de la gestion de crise et de la communication interne est de veiller à ce que tous les employés soient informés de la situation réelle de COVID-19 et qu’ils ne manquent pas d’informations importantes.
Ils doivent également s’assurer que les employés prennent leurs responsabilités en suivant les conseils des professionnels de la santé et de leur employeur et que l’entreprise continue de fonctionner aussi bien que possible. N’oubliez pas que garantir la continuité des activités en mode de gestion de crise nécessite un mélange judicieux de technologie, de stratégie et d’agilité.
Gérer la crise en milieu de travail pendant le coronavirus
Gérer une crise telle que la pandémie de coronavirus n’est pas chose facile. Pour vous aider, nous avons élaboré un guide en 16 étapes pour faire face à la crise des coronavirus.
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Créer un plan de gestion de la crise de covid-19
Afin de gérer correctement cette crise, les employeurs doivent avoir un plan et une stratégie clairs à ce sujet. Voici quelques conseils pour développer un plan efficace.
- Assurez-vous que le plan est flexible.
- Impliquez vos employés dans l’élaboration, la gestion et la révision de votre plan.
- Évaluez fréquemment votre plan pour savoir à l’avance si le plan présente des lacunes ou des points à corriger.
- Partager le plan avec l’ensemble du personnel tout en leur expliquant en il affecte les processus RH (flexibilité du temps de travail, gestion des congés, salaires et avantages sociaux).
- Partager c’est aimer! Partagez les meilleures pratiques avec d’autres entreprises pour améliorer les efforts de réponse.
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Constituer une équipe de gestion de crise
Il est très important de nommer les bonnes personnes qui seront responsables de la gestion de la situation sur le lieu de travail pendant le coronavirus. Ces personnes, avant toute chose, doivent comprendre la gravité de la situation et doivent être de bons communicateurs afin de maintenir l’alignement et la sécurité du lieu de travail.
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Tenez les employés informés (avec des informations précises et mises à jour)
Oui, le coronavirus nous a tous choqués. C’est effrayant, mais le rôle des équipes de gestion de crise ainsi que des communicateurs internes est de garder les employés calmes et d’essayer de maintenir le niveau de stress au minimum. C’est pourquoi vous devez communiquer ouvertement et fréquemment avec vos employés. Donnez-leur régulièrement des mises à jour, des conseils et des astuces pour rester en sécurité. Voici par exemple un bref aperçu COVID-19 de l’Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail.
Vous pouvez importer des contenus actualisés à partir des sources telles que l’OMS et les autorités sanitaires sur la progression du virus afin de vous assurer que vos employés restent au courant des nouvelles informations pendant toute la durée de la pandémie.
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Donnez des conseils utiles aux employés et restez connectés
Même si la plupart d’entre vous ont déjà partagé certains des conseils COVID-19 les plus importants avec vos employés, cela ne fait pas de mal de répéter la leçon. Lors du partage de ces informations, il est très important de les adapter et de les rendre pertinentes en fonction des postes des employés, de la nature du travail et même de la localisation géographique du poste. Des applications permettent aujourd’hui aux employeurs de segmenter leurs employés en fonction de nombreux critères différents, ce qui aide à personnaliser les messages et à les rendre plus pertinents pour les publics cibles.
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Expérimenter le travail à distance (si vous ne l’avez pas déjà fait)
Une autre évidence. Afin d’empêcher le virus de se propager, les gens devraient être moins mobiles qu’ils ne le sont habituellement et ils devraient certainement éviter les contacts avec trop de gens. Heureusement, le travail à distance est une alternative et il est même devenu une option que de nombreuses entreprises proposent. Si vos employés peuvent faire leur travail à domicile, laissez-les le faire. De cette façon, vous réduisez considérablement les chances d’apparition et de propagation du virus à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise.
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Créez un environnement qui favorise la collaboration en ligne
Alors, comment s’assurer que les employés restent connectés et collaborent efficacement tout en travaillant à domicile? Heureusement, il existe de nombreux outils de communication et de collaboration internes qui renforcent la productivité des employés pendant la pandémie de coronavirus. Cependant, les équipes de gestion de crise et de communication interne doivent s’assurer de favoriser ce nouveau mode de collaboration. Ils doivent constamment rappeler aux employés l’importance d’être disponible en ligne et de rester en contact avec leurs coéquipiers via les canaux de communication internes.
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Répondez à toutes les questions de vos employés
Les gens ont peur et ont naturellement beaucoup de questions sur le coronavirus. Même si vous pensez qu’il n’y a aucun moyen de répondre à toutes les questions de vos employés, il existe des moyens simples de communiquer les informations importantes dont vos employés ont besoin. Par exemple, vous pouvez créer un canal «Coronavirus Q&A» sur votre site internet où des informations importantes et des conseils sur COVID-19 seront disponibles à tout moment pour tous les employés.
Près de 30% des dirigeants estiment que les employés sont les acteurs les plus négligées lorsque leur organisation fait face à une crise. Deloitte
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Arrêtez la propagation de la désinformation sur le lieu de travail
Le coronavirus est probablement le sujet le plus populaire couvert par les médias de tout le monde entier en ce moment. Vos employés en parlent également tous les jours. Cependant, il y a aussi beaucoup de désinformation qui l’entoure.
En plus de fournir des informations précises et mises à jour aux employés, l’équipe de gestion de crise doit également suivre activement les informations circulant sur les réseaux sociaux afin de repérer et de prévenir la désinformation. Alors que la désinformation se propage rapidement, les employeurs doivent empêcher que cela se produise en partageant régulièrement les dernières mises à jour avec les collaborateurs.
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Utilisez les bons outils de communication avec les employés
Même si le travail à distance n’est peut-être pas si nouveau pour votre organisation, le besoin d’outils de communication plus performants peut se ressentir avec le Covid-19.
L’impact négatif du COVID-19 peut être moindre pour les entreprises qui ont préparé et ont mis en place les applications, l’infrastructure, les outils de communication et les politiques nécessaires. Le flux d’informations doit être parfait pendant ces périodes. Par exemple, les employeurs peuvent, pour les messages urgents nécessitant une action immédiate, envoyer des e-mails automatisés et des notifications push aux téléphones mobiles des employés.
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Définissez un canal de communication interne central
Comme mentionné précédemment, une bonne communication envers les employés pendant le coronavirus est très importante, et le choix du bon canal de communication est crucial.
La majorité des lieux de travail d’aujourd’hui utilisent plusieurs canaux et outils pour collaborer et communiquer avec les employés. Outils de partage de documents, outils de collaboration des employés, courriels, intranets … vous les nommez!
Maintenant, comment faire en sorte que les informations importantes sur COVID-19 ne soient pas enterrées et passent inaperçues?
Mettez en œuvre une solution qui connecte tous vos outils de communication internes et garantit que les employés n’aient pas à rechercher les informations dont ils ont besoin.
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Accordez une attention particulière à vos employés non connectés et à distance.
Qu’en est-il de vos employés ou ouvriers qui n’ont pas d’ordinateurs portables ou de bureaux désignés ? Vous devez aussi vous assurer que vous mets en communication avec eux. Il existe des solutions de communication pour les employés qui privilégient le mobile, qui garantissent un flux d’informations approprié, quels que soient les appareils utilisés par vos employés.
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Limitez les voyages d’entreprise de vos employés
Si possible, essayez autant que faire se peut de réduire les déplacements ou les voyages de vos employés pendant l’épidémie de COVID-19. Si les voyages vers les zones à risque s’avèrent nécessaires, vous avez l’obligation de prendre des dispositions pour connaître les dernières orientations et recommandations pour chaque pays dans lequel les employés peuvent voyager.
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Nettoyer régulièrement les espaces de travail
Les employeurs doivent nettoyer régulièrement toutes les surfaces fréquemment touchées sur le lieu de travail, telles que les postes de travail, les comptoirs et les poignées de porte.
Vous pouvez également fournir des lingettes jetables afin que les surfaces couramment utilisées (par exemple, poignées de porte, claviers, télécommandes, bureaux) puissent être essuyées par les employés avant chaque utilisation lorsqu’ils reviennent au bureau.
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Mettez à jour les numéros de téléphone et les coordonnées des employés en cas d’urgence
La mise à jour des informations sur les employés est importante en cas d’urgence. Même si cela peut sembler une tâche facile, atteindre tous vos employés et obtenir les informations nécessaires en temps opportun n’est pas si facile à réaliser.
Encore une fois, vous devez avoir un canal coronavirus désigné pour la communication interne et vous assurer que les employés le vérifient régulièrement.
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Respectez les directives d’auto-isolement et restez en contact avec vos employés auto-isolés
La plupart d’entre vous savent probablement que les employés atteints de coronavirus doivent être guéris et que ceux qui ont voyagé doivent rester isolés et suivre les conseils des autorités locales.
En tant qu’employeurs, vous devez soutenir et encourager ces lignes directrices parmi les employés et essayer de vous assurer qu’elles les respectent autant que possible.
De plus, il est important de rester en contact avec ces employés et de communiquer avec eux régulièrement. Afin qu’ils se sentent isolés, montrez les que vous êtes toujours disponible pour eux.
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Évaluez votre plan de gestion de crise du covid-19
Personne n’est content du coronavirus, mais pouvons-nous en tirer quelques leçons pour le futur? Les entreprises doivent évaluer l’efficacité de leurs efforts de gestion de crise et identifier les opportunités d’amélioration.
- Avez-vous bien géré le travail à distance?
- Les employés se sont-ils toujours sentis informés?
- Les employés ont-ils suivi vos conseils de sécurité?
- Avez-vous été assez rapide pour répondre aux questions des employés?
- Les informations que vous avez partagées avec vos employés leur ont-elles été utiles?
- Les employés ont-ils réellement lu vos mises à jour?
- Avez-vous pu contrôler la propagation de la désinformation sur le lieu de travail?
Questions courantes sur la gestion de la crise de coronavirus
Nous avons préparé un excellent article sur les questions les plus courantes liées aux employeurs et aux employés à propos du coronavirus que nous avons discuté jusqu’à présent. Vous trouverez sur notre site internet (right-performance.com) cette article intitulé Coronavirus : questions- réponses à l’intention des employeurs et des travailleurs
Votre équipe de gestion de crise est-elle prête pour COVID-19?
Maintenant que nous avons passé en revue certains des conseils les plus importants pour protéger votre lieu de travail pendant cette pandémie de coronavirus, vous sentez-vous être sur la bonne voie?
- Avez-vous l’impression que votre équipe de gestion de crise est prête à bien gérer cette crise?
- Vos employés sont-ils bien informés et prêts à travailler à domicile?
- Avez-vous mis à jour votre stratégie de gestion du changement?
Vous souhaitez être accompagné dans la mise en place des meilleures pratiques de communication et assurez-vous de les avoir toutes vérifiées!