Alors que la pandémie de COVID-19 continue de se propager à un rythme vertigineux, les employeurs sont invités à trouver des moyens de communiquer efficacement des conseils de sécurité à leurs employés.
Si quelqu’un nous avait dit il y a un mois que les conseils de sécurité COVID-19 seraient l’un des sujets les plus populaires parmi les employeurs en ce moment, aucun de nous ne l’aurait cru.
Cependant, le coronavirus est là et nous sommes tous obligés de nous adapter à la situation actuelle.
Nous pouvons voir qu’il y a encore des gens qui négligent les consignes d’hygiène et de sécurité proposées par les autoritaires sanitaires locales et l’Organisation Mondiale de la Santé. Par conséquent, les employeurs ont la grande responsabilité et le pouvoir d’empêcher véritablement la propagation de ce virus chez leurs employés. Cela n’est possible qu’avec la bonne gestion de crise et un plan de communication approprié envers les employés.
Pour vous aider votre entreprise à mettre en place une communication efficace pendant cette épidémie, nous avons décidé de partager avec vous certains des conseils de sécurité les plus importants et des meilleures pratiques à suivre pour assurer la sécurité et la santé de vos employés.
Comment communiquer efficacement des conseils et des consignes de sécurité à vos employés pendant la pandémie ?
L’une des choses les plus importantes que les employeurs doivent faire pendant cette pandémie est de partager régulièrement des conseils de sécurité avec leurs employés afin qu’ils restent en bonne santé et empêchent le virus de se propager encore plus sur le lieu de travail et dans leur domicile.
Dans ce contexte de surcharge d’informations et où la plupart des employés travaillent à domicile, les employeurs n’ont d’autre choix que de penser à d’autres moyens plus créatifs de fournir les bonnes informations et au bon moment à leurs collaborateurs.
Voici quelques meilleures pratiques pour communiquer efficacement des conseils de sécurité à vos employés pendant l’épidémie de coronavirus.
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Choisissez les bons formats de contenu
Lors de la création de vos contenus pour sensibiliser vos collaborateurs, les personnes chargées de la communication doivent être créatives si elles veulent que les employés lisent et comprennent le contenu partagé avec eux.
Au lieu de simplement partager des liens ou d’écrire de simples e-mails en rapport avec les conseils de sécurité, essayez de créer du contenu sous la forme d’une vidéo intéressante ou informative. Les contenu vidéo avèrent être le type de contenu le plus consommable parmi les employés. Si vous voulez aller plus loin, faites appel à un professionnel de la santé car les gens ont parfois tendance à accorder plus d’attention aux professionnels indépendants.
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Rassemblez toutes les mises à jour COVID-19 en un seul endroit
La plupart des entreprises utilisent plusieurs canaux pour communiquer avec leurs employés – des e-mails aux intranets et aux newsletters de l’entreprise – ce qui peut paraitre difficile pour eux de suivre tous les messages partagés.
Pour permettre à vos employés d’obtenir facilement les dernières mises à jour sur le COVID-19 et les conseils de sécurité que vous partagez avec eux, assurez-vous de rassembler toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit.Si vous ne le faites pas, les chances pour les employés de manquer les informations importantes seront très élevées.
De plus, le fait d’avoir toutes les mises à jour et les conseils de sécurité sur le COVID-19 au même endroit permet à vos employés de discuter facilement du sujet et de poser toutes leurs questions.
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Activer la communication bidirectionnelle
La plupart des employeurs envoient maintenant des bulletins d’information avec des consignes de sécurité et d’autres informations sur le COVID-19 à leurs employés. Le fait est que ces informations risquent de se perdre. De plus, ce type de communication empêche également les employés de communiquer avec vous.
Au lieu de cela, vous devez soutenir la communication bidirectionnelle car c’est la meilleure façon, en particulier pour les gestionnaires et les chefs d’équipe, de montrer à leurs employés qu’ils sont accessibles et ouverts à entendre leurs employés sur leurs préoccupations, leurs craintes et leurs questions.
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Surveillez les dernières mises à jour sur le COVID-19 provenant de sources fiables et partagez-les avec vos employés en temps opportun
Il y a beaucoup d’informations sur le COVID-19 qui sont partagées sur les réseaux sociaux, et une bonne partie des contenus partagés ne sont pas exacte.
Par exemple, il y a eu beaucoup de contenu sur la façon dont certaines boissons et aliments peuvent tuer complètement le virus, et beaucoup de ces informations ne sont pas du tout prouvées par les professionnels de la santé. Les employeurs jouent un rôle essentiel en aidant les employés à trouver les bonnes informations sur la pandémie.
Vous devez garder un œil sur les dernières mises à jour et informations provenant du gouvernement et des sources fiables telles que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) et d’autres autorités locales et les communiquer à vos employés en temps opportun.
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Personnalisez vos messages en fonction des fonctions et des emplacements de vos employés
Bien qu’il soit très nécessaire pour tout le monde de suivre les consignes de sécurité similaires, les employés de différents services peuvent avoir besoin d’informations sur le COVID-19 différentes en fonction de leurs postes de travail et de leur emplacement.
Par exemple, si certains de vos employés travaillent en magasin et reçoivent du public, ils peuvent avoir besoin de plus d’attention et de types d’informations complètement différents de ceux de vos employés qui travaillent à domicile.
De plus, les employés évoluant dans les entreprise ordinaires doivent suivre des instructions différentes de celles des employés travaillant dans le domaine de la santé par exemple.
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Assurer les communications avec les employés avant tout mobiles
Pendant ces périodes, les employés passent plus de temps sur leur téléphone portable que d’habitude. Par conséquent, vous devriez réfléchir à la manière de passer aux communications mobiles d’abord pour vous adapter à cette nouvelle situation et assurer la livraison instantanée des messages à vos employés, en particulier ceux qui ne sont pas connectés.
Étant donné que certaines entreprises et autorités locales publient quotidiennement de nouvelles réglementations plus strictes, les employés travaillant dans le commerce de détail, les soins de santé, le service publics doivent être alertés immédiatement de ces nouvelles réglementations.
En passant à la communication mobile-first, vous êtes beaucoup plus susceptible d’atteindre tous vos employés au bon moment, peu importe où ils se trouvent.
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Informez instantanément vos employés de toute mise à jour urgente
Certaines consignes de sécurité sont plus importants que d’autres. Chaque fois que vous mettez en œuvre un grand changement concernant les règles, procédures ou règlements dans votre entreprise, vous devriez pouvoir en informer immédiatement vos employés afin qu’ils puissent prendre les mesures appropriées pour se protéger de la pandémie le plus rapidement
Prenons, par exemple, un cas d’une entreprise de soins de santé ou d’une institution. Comme il y a de plus en plus de personnel médical infecté, et ils sont soumis à un risque d’exposition très élevé. Comment leurs dirigeants peuvent-ils s’assurer d’informer les collègues qui ont été en contact avec la personne infectée en quelques secondes?
Étant donné que la plupart d’entre eux sont des employés sans fil et sans bureau, l’envoi de notifications push mobiles est le seul moyen de livrer la mise à jour le plus rapidement possible.
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Encouragez le contenu généré par les employés
Une autre chose que nous voyons ces jours-ci est la créativité venant des gens en raison de beaucoup de temps passé chez nous.
Alors pourquoi n’engagerions-nous pas nos employés à réaliser, par exemple, leurs propres vidéos avec des conseils de sécurité? L’autonomisation des employés est un excellent moyen de garder votre lieu de travail engagé et connecté pendant la pandémie.
Demandez-leur d’enregistrer des vidéos avec des conseils de sécurité provenant de sources crédibles et de faire une courte vidéo que vous pouvez utiliser pour leur rappeler les meilleures pratiques à suivre.
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Invitez vos employés à répondre à des questionnaires sur la santé et la sécurité
Si vous avez déjà partagé assez de conseils de sécurité avec vos employés, pourquoi ne pas tester leurs connaissances avec des quiz?
C’est un excellent moyen pour vous de savoir si vos employés ont lu et compris les conseils de sécurité que vous avez partagés avec eux et les raisons pour lesquelles certains d’entre eux ont peut-être ignoré vos messages.
Est-ce parce que le format du contenu n’était pas suffisamment engageant? Ou peut-être parce que le message lui-même n’était pas assez clair?
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Évaluez la communication de sécurité de vos employés
L’un des plus grands défis auxquels les communicateurs internes, les gestionnaires et les dirigeants sont confrontés en ce moment est qu’ils n’ont aucun moyen de suivre le nombre d’employés de leur organisation qui ont réellement vu et lu leurs consignes et instructions de sécurité.
C’est assez problématique car sans données, vous ne pouvez pas comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui doit être changé dans vos communications avec les employés.
Lorsque vous êtes en mesure d’identifier les types de contenu qui suscitent le plus d’engagement, les messages qui résonnent le plus avec vos employés et les canaux qui vous permettent d’atteindre efficacement vos employés, il devient facile de prendre des décisions en temps opportun et d’améliorer votre plan de communication en conséquence.
Exemples de conseils de sécurité que vous pouvez partager avec vos employés pendant l’éclosion de COVID-19
Nous connaissons maintenant les conseils de santé et de sécurité COVID-19 les plus importants à suivre pendant la pandémie. Cependant, cela ne fait pas de mal de les répéter une fois de plus.
Voici quelques-uns des conseils de sécurité les plus courants que nous voyons de divers conseils consultatifs:
- Lavez-vous régulièrement les mains pendant au moins 20 secondes
- Couvrez votre bouche lorsque vous toussez et éternuez
- Évitez de toucher vos yeux, votre bouche et votre nez
- Maintenir la distance sociale
- Respecter les règles d’auto-isolement
- Nettoyez et désinfectez les surfaces et les objets fréquemment touchés
- Appelez votre médecin lorsque vous vous sentez malade
Modèles de messages pour communiquer des consignes de sécurité
Ci-dessous, nous avons préparé pour vous deux modèles de messages que vous pouvez utiliser pour communiquer des conseils de sécurité à vos employés pendant la pandémie.
Vous pouvez utiliser ces modèles comme brouillons pour écrire de courts messages ou comme scripts pour de courtes vidéos que vous allez partager avec votre personnel. N’oubliez pas que le format de contenu que vous allez utiliser joue un rôle clé pour attirer l’attention de vos employés.
Message de consignes de sécurité en matière d’hygiène
Cher [nom de l’employé],
Nous espérons que vous et votre famille restez en sécurité et en bonne santé pendant ces moments difficiles. Afin d’empêcher le COVID-19 de se propager, nous devons travailler en collaboration en suivant les guides et réglementations des autorités locales.
Veuillez lire attentivement nos conseils COVID-19 sur la santé et la sécurité et les suivre de manière responsable:
- Maintenez une distance d’au moins deux mètres entre vous et toute personne qui tousse ou éternue. C’est la meilleure façon de vous protéger, de protéger notre lieu de travail et les autres personnes.
- Évitez de vous toucher les yeux, le nez et la bouche.
- Couvrez-vous la bouche et le nez lorsque vous toussez ou éternuez.
- Gardez les surfaces propres pour arrêter la propagation des germes.
- Nettoyez toutes les surfaces très fréquentées comme les tables, les bureaux et les poignées de porte au moins une fois par jour.
Travaillons ensemble pour empêcher cette pandémie de nuire davantage au monde.
Cordialement,
[Nom ou département]
Message de conseils de sécurité sur la distanciation sociale
Cher [nom de l’employé],
Nous espérons que vous et votre famille restez en sécurité et en bonne santé pendant ces moments difficiles. Afin d’empêcher le COVID-19 de se propager, nous devons travailler en collaboration en suivant les guides et réglementations des autorités locales en matière de distanciation sociale.
QU’EST-CE QUE LA DISTANCE SOCIALE ET POURQUOI EST-CE IMPORTANT
La distanciation sociale est le moyen le plus efficace pour arrêter ou ralentir la propagation des maladies infectieuses. Cela signifie moins de contacts entre vous et d’autres personnes.
La distanciation sociale est importante car le COVID-19 est plus susceptible de se propager de personne à personne par:
- contact direct avec une personne infectieuse
- un contact étroit avec une personne infectée confirmée qui tousse ou éternue, ou
- toucher des objets ou des surfaces (comme des poignées de porte ou des tables) contaminés par une toux ou un éternuement d’une personne ayant une infection confirmée, puis toucher votre bouche ou votre visage.
Ainsi, plus il y a d’espace entre vous et les autres, plus il est difficile pour le virus de se propager.
QUE POUVEZ-VOUS FAIRE?
Voici quelques conseils de sécurité utiles sur la distance sociale que vous devez suivre:
- Pratiquer l’hygiène personnelle déjà mentionnée
- Évitez les poignées de main
- Désinfectez régulièrement les surfaces à contact élevé, telles que les tables, les bancs de cuisine et les poignées de porte
- Augmentez la ventilation dans la maison en ouvrant les fenêtres ou en ajustant la climatisation
- Visitez les magasins avec parcimonie et achetez plus de produits et services en ligne
- Le malade et les personnes qui en prennent soin doivent porter un masque chirurgical lorsqu’ils se trouvent dans la même pièce
- Protéger les autres membres vulnérables de la famille, tels que les personnes de plus de 65 ans ou les personnes atteintes d’une maladie chronique
- Restez à la maison si vous êtes malade
- Arrêtez la prise de contact en guise de salutation
- Tenir des réunions par vidéoconférence ou appels téléphoniques
Veuillez suivre ces conseils de sécurité de manière responsable et travaillons ensemble pour empêcher cette pandémie de nuire davantage au monde.
Cordialement,
[Nom ou département]