Comment aider vos équipes à rester productives tout en télé-travaillant pendant la pandémie de COVID-19

Avec la propagation rapide de la pandémie COVID-19, des millions d’employés dans le monde sont contraint de travailler à domicile pour se protéger de la pandémie.

D’ailleurs, dans plusieurs pays, le travail à domicile n’est plus inhabituel. Il s’impose depuis plusieurs années comme une nouvelle forme de travail.

Par exemple, aux Etats unis environ 50% de la population travaillait à distance de façon régulière ou occasionnelle avant l’épidémie de COVID-19. Ce  nombre a considérablement augmenté juste après que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) ait annoncé que le coronavirus a atteint le statut de « pandémie ».

LES IMPACTS DE L’ÉPIDÉMIE DE CORONAVIRUS SUR LE TRAVAIL A DISTANCE

Alors que les start-up constituaient la majorité des entreprises proposant des contrats de travail à distance, des milliers d’entreprises optent pour le travail à distance afin de protéger leurs employés contre la pandémie mondiale de coronavirus.

Certaines des plus grandes entreprises – dont Google, Microsoft, Twitter, Hitachi, Apple, Amazon, Chevron, Ford, – ont même déjà déployé des politiques de travail à domicile obligatoires pour réduire l’impact du virus sur leur business.

Comment l’épidémie de COVID-19 a conduit à une expérience mondiale du télétravail ?

Alors que la crise sanitaire que nous traversons actuellement se déroule à l’échelle mondiale, les entreprises n’ont d’autre choix que d’ajuster leurs conditions de travail en intégrant le télétravail comme une alternative.

Le fait est que, bien que certaines entreprises soient habituées au travail à distance, il peut s’agir d’une façon complètement nouvelle de travailler pour une grande majorité de PME en Afrique en général et au Cameroun en particulier. S’accommoder rapidement à cette nouvelle forme de travail peut s’avérer difficile pour ces entreprises. C’est la raison pour laquelle les experts et les analystes accordent une grande attention à la façon dont les entreprises et des start-up aux ajustent leurs processus internes et leurs stratégies de communication avec les employés.

En effet, de plus en plus d’experts voient le Covid-19 comme la plus grande expérience de télétravail au monde. Il perturbe l’économie mondiale et c’est l’occasion pour les entreprises d’expérimenter, de repenser et de d’adapter leurs modes d’organisation et de fonctionnement. Il est trop tôt pour dire dans quelle mesure l’épidémie de coronavirus va changer le paysage des communications internes. Mais ce qui est sûr, c’est que les entreprises prennent leurs stratégies de communication internes à un niveau complètement nouveau, en particulier en raison du besoin urgent de travail à distance.

Le coronavirus pourrait être le catalyseur qui amène les entreprises à adopter des politiques de télétravail en bien plus grand nombre que ce que nous voyons actuellement, même après la fin de la pandémie. C’est l’occasion de restructurer essentiellement les organisations« , note Prithwirag Choudhury, Professeur à Harvard Business School.

Votre communication interne est la clé pour garder vos équipes productives pendant la crise du COVID-19

Votre communication interne est le ciment qui unit votre entreprise en jouant un rôle important lors de l’épidémie de coronavirus. Le fait qu’un nombre important de vos collaborateurs travaillent maintenant à domicile vous oblige à mettre en œuvre une toute nouvelle façon de communiquer avec eux. Le télétravail nécessite un état d’esprit complètement différent de celui un bureau et certains employés peuvent avoir une mauvaise expérience de ce changement.

Le fait est que, alors que les travailleurs ont pour la plupart toujours travaillaient dans les locaux de leur entreprise, ils doivent désormais travailler à domicile tous les jours pendant des semaines. Cela signifie qu’il faut repenser complètement la façon de communiquer et d’interagir avec eux. C’est là que votre communication interne se met en place.

Pensez-y: lorsque vos employés sont au bureau, ils s’engagent au quotidien et se sentent vraiment connectés. Cela pourrait prendre la forme d’une conversation dans l’ascenseur, dans la salle de réunion, autour d’un déjeuner avec un collègue.

Étant donné que l’épidémie de COVID-19 impose le travail à distance, ces types de rapports de proximité ne sont plus possibles et, par conséquent, les télétravailleurs à distance peuvent souvent se sentir déconnectés. De plus, ces employés peuvent se sentir inquiets et un peu perdus car ils changent radicalement leurs façons de travailler.

Comment communiquer efficacement avec vos employés pendant l’éclosion de coronavirus ?
Vos employés ont besoin de votre aide

En raison de l’épidémie de coronavirus, vos employés ont naturellement beaucoup de questions. « Comment tous les changements dus à l’épidémie de coronavirus vont-ils avoir un impact sur mon travail? ». « Où puis-je trouver les dernières nouvelles et mises à jour de la société concernant la pandémie de COVID-19? ». « Si l’activité de l’entreprise baisse et que nous fermons temporairement nos magasins et certaines de notre entreprise, cela signifie-t-il que je pourrais perdre mon emploi? »

Votre communication interne joue un rôle essentiel dans ce genre de situation. Vous devez informer vos employés et répondre immédiatement à leurs questions. Vous ne pouvez pas vous permettre de laisser leurs questions sans réponse. Vous devez partager régulièrement avec eux des informations critiques et opportunes.

Nous savons que le passage au télétravail est un grand pas, en particulier pendant la crise de santé publique à laquelle nous sommes confrontés en ce moment. Mais le fait est que vous n’avez pas le temps de repenser votre stratégie de communication interne et la façon dont vous allez soutenir la collaboration d’équipe au cours des prochaines semaines, car la pandémie se propage à un rythme rapide. Pour vous aider à mieux communiquer avec vos télétravailleurs dans ce contexte de pandémie, nous avons rassemblé 10 conseils de travail à distance qui, nous l’espérons, vous aideront à soutenir vos employés pendant la crise COVID-19.

Meilleures pratiques pour garder vos équipes productives tout en travaillant à domicile pendant la crise des coronavirus

Passons en revue ces conseils plus en détail:

  1. Partagez les politiques et procédures de l’entreprise avec vos équipes

Assurez-vous de partager les politiques et procédures de l’entreprise relatives à l’épidémie de coronavirus avec l’ensemble de votre personnel afin que tout le monde puisse suivre les décisions prises par la haute direction. En effet, le fait d’informer tout le monde des décisions liées à la crise de coronavirus est l’un des meilleurs moyens de maintenir le bon fonctionnement de votre entreprise pendant la pandémie. Faites en sorte que vos employés trouvent facilement toutes les directives, procédures et formulaires RH liés à l’épidémie de coronavirus que vous avez. Cependant, n’oubliez pas de partager les consignes et les directives supplémentaires avec vos employés qui en ont besoin.

Par exemple, vos employés travaillant en à la maison doivent être informés des décisions que vous avez prises sur la base des directives et instructions du gouvernement.

  1. Faites de la santé et de la sécurité de vos employés votre priorité absolue

La santé et la sécurité de vos employés doivent être votre priorité absolue. Vos employés sont votre plus grand atout, alors même s’ils travaillent à la maison, assurez-vous qu’ils sont en sécurité. Dites-leur quels sont les symptômes à surveiller et ce qu’ils doivent faire s’ils commencent à avoir des symptômes de coronavirus ou s’ils ont été en contact avec une personne présentant ces symptômes.

En plus de cela, vous pouvez partager du matériel informatif et éducatif pour aider vos employés à se protéger contre la pandémie. Vous pouvez, par exemple, utiliser des vidéos et des images pour partager des conseils rapides sur des sujets tels que les meilleures pratiques d’assainissement et d’hygiène.

  1. Gardez vos employés informés

Partagez avec vos employés du contenu provenant de sources telles que l’Organisation mondiale de la santé (OMS) et les autorités sanitaires qui surveillent la progression du virus. En effet, vous devez informer vos employés des actualités liées à la crise du COVID-19 en plus des mises à jour de l’entreprise que vous partagez avec eux. Il s’agit d’informer vos employés de la crise mondiale que nous traversons actuellement afin qu’ils puissent prendre les meilleures décisions pour assurer leur sécurité.

  1. Assurez-vous que vous êtes en mesure d’informer vos employés sur les questions urgentes

Pour les messages urgents qui nécessitent une action immédiate, vous devez en informer tous vos employés en un laps de temps afin qu’ils puissent y donner suite.

Gardez à l’esprit que vous devez contacter vos employés via leurs canaux préférés afin de vous assurer qu’ils reçoivent vos messages immédiatement. L’une des meilleures façons de le faire est d’envoyer des e-mails automatisés et des notifications push sur mobile.

  1. Connaissez vos employés et le contenu qui les intéresse

Comprenez quels employés et équipes ont lu et compris vos messages. De cette façon, vous savez quelles informations supplémentaires vous devez partager avec vos employés et vos équipes pour vous assurer que tout le monde est informé de la situation actuelle.

  1. Aidez vos équipes à suivre facilement les actualités liées à la pandémie de COVID-19

Regroupez toutes les informations relatives à la pandémie de coronavirus en un seul endroit afin que tous les employés y aient facilement accès. En effet, la surcharge d’informations est l’un des défis les plus courants auxquels les entreprises tentent de s’attaquer et elle est encore plus critique pendant la pandémie mondiale de COVID-19.

 Lorsqu’ils font du télétravail, vos employés peuvent ne pas savoir comment et où obtenir les informations dont ils ont besoin sur le coronavirus. Ils peuvent consulter l’Intranet de l’entreprise plus souvent, appeler vos équipes opérationnelles pour obtenir plus de directives, envoyer un message à leurs chefs d’équipe et même essayer de récupérer des informations sur la pandémie sur les réseaux sociaux.

 L’utilisation de trop de canaux de communication peut entraîner une confusion et une faible productivité. Vous devez permettre à vos employés de trouver facilement les informations dont ils ont besoin sur la pandémie.

  1. Assurez-vous que vos employés peuvent facilement trouver les informations et le matériel dont ils ont besoin

En plus des actualités sur les coronavirus et des mises à jour de l’entreprise, vos employés doivent accéder facilement aux documents clés tels que les politiques de sécurité, les formulaires d’arrêt de travail, etc. Assurez-vous de conserver tous ces documents au même endroit afin qu’ils sachent où les trouver.

  1. Mesurez votre communication interne

Découvrez quel type de contenu fonctionne le mieux afin de pouvoir ajuster rapidement vos messages et votre communication interne dans son ensemble.  Par exemple, si vous remarquez que de courtes vidéos génèrent plus de vues que de longs rapports, vous savez quoi faire pour vous assurer que tous vos employés reçoivent vos messages pendant l’épidémie de coronavirus.

Le suivi de votre communication interne est le meilleur moyen d’ajuster avec succès votre plan  pendant la crise.

Comment pouvez-vous améliorer votre communication interne et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise pendant l’épidémie de COVID-19 si vous ne savez pas si vos employés lisent vos messages et lesquels attirent leur attention?

  1. Joignez tous vos employés partout où ils se trouvent

Pour vous assurer que vos employés restent productifs pendant la crise du COVID-19, vous devez les atteindre par leurs canaux préférés.

 L’une des meilleures façons de faciliter la collaboration d’équipe lorsque vos employés travaillent à domicile est de les atteindre automatiquement sur plusieurs canaux (ordinateur de bureau, mobile, courrier électronique, équipes, Yammer, Workplace by Facebook). De cette façon, vous vous assurez qu’ils reçoivent à temps les informations dont ils ont besoin.

  1. Faites passer vos communications internes et externes au niveau supérieur

Suivez et réagissez aux discussions liées à COVID-19. Vous devez vous assurer que vos équipes de communication d’entreprise et de communication interne travaillent main dans la main pour construire une stratégie de communication solide et cohérente. C’est la seule façon de vous assurer que vos messages internes et externes sont alignés.

 De plus, vous devez vous assurer d’informer d’abord vos employés de toutes les décisions que vous prenez en cas de pandémie.

 En ce qui concerne la communication de crise, ils ne sont rien de pire pour vos employés que de se sentir exclus ou de découvrir que les parties prenantes externes en savent plus sur la façon dont vous abordez la crise des coronavirus qu’eux.

Conclusion

En raison de l’épidémie de coronavirus, les entreprises n’ont d’autre choix que de repenser leurs communications internes. Votre service communication doit être plus agile et proactif qu’auparavant. Il est clairement devenu le partenaire stratégique le plus important qui peut garantir le bon fonctionnement de l’entreprise malgré la pandémie.

L’une de leurs principales missions est d’élaborer en un laps de temps une nouvelle stratégie de communication interne qui soutient la productivité des employés, la cohérence de l’équipe et le succès de l’entreprise pendant l’épidémie.

Mais gardez à l’esprit que pour que le travail à distance fonctionne pour vos employés, vous devez vous assurer que vous pouvez les joindre en un laps de temps et partager avec eux les informations dont ils ont besoin immédiatement. Ils ne peuvent pas se permettre de passer 2 heures par jour à rechercher les informations dont ils ont besoin, comme ils le font généralement dans des circonstances normales.

Comme mentionné précédemment, il est trop tôt pour dire dans quelle mesure l’épidémie de coronavirus va changer ou affecter le paysage de communication interne, alors assurez-vous de rester au top de votre jeu.

 Merci pour la lecture

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